IT-system
Rekommendationer
- För att bedriva livmoderhalscancerprevention i enlighet med vårdprogram krävs ett anpassat IS- (informationssystem) eller IT-stöd som inkluderar kallelsesystem och laboratorieinformationssystem (LIS) samt informationsöverföring mellan dem och till ett kvalitetsregister.
- Ett vårdprogram har komplexa flöden och förutses behöva förändras i takt med ändrat kunskapsläge och vaccinationsstatus i befolkningen. Detta ställer stora krav på LIS/IT-stöd för kallelsehantering, och ett generiskt kallelsesystem tillgängligt för alla regioner anses lämpligt för att säkerställa lika vård och för att minska resursåtgång.
- För att uppfylla kravet om lika vård behöver även viss kallelsegrundande data, i synnerhet kontrollfilstillhörighet, delas mellan regioner när kvinnor flyttar eller använder det fria vårdvalet över regiongränser.
Information om generiskt kallelsesystem finns på cancercentrum.se
Inledning
Fyra huvudfunktioner behöver anpassat IS/IT-stöd för att bedriva livmoderhalscancerprevention enligt vårdprogrammet:
- kallelsefunktionen
- provtagningsenheter
- laboratorier
- gynmottagningar (enheter för utredning och behandling).
Stödsystemen behöver ha funktionalitet för överföring av information sinsemellan och till externa system. Samtliga inblandade system behöver lämna data till kvalitetsregister. Laboratorieinformationssystemen (LIS) behöver överföra kallelsegrundande data till kallelsesystemet i området där laboratoriet verkar, om systemen är separata.
Behovet av manuell dataöverföring bör minimeras eftersom det både utgör en kvalitetsrisk och är resurskrävande.
Den exakta utformningen av miljön runt IS/IT-stödet samt konfigurationen behöver anpassas till lokala regionala riktlinjer och rutiner för informationshantering, infrastruktur samt kommunikation med patienter och medborgare.
All hantering omfattas av den övergripande lagstiftningen som rör sjukvårdens informationsbehandling.
Kallelsefunktionen
Kallelsefunktionens IT-stöd kan med fördel vara ett fristående kallelsesystem, men har av tradition ofta varit en modul tillhörande ett LIS för patologi. Det finns ingen region som i dagsläget använder mer än ett kallelsesystem inom sin region.
Grundfunktioner som bör finnas i ett kallelsesystem
|
Funktion/hantering av |
Syfte |
Kommentar |
|
Kontakt med befolkningsregister |
Definiera den population som omfattas av regionens livmoderhalscancer-prevention |
Kallelser skickas endast till personer med kvinnligt personnummer och folkbokföringsadress. |
|
Provtagningsenheter |
Lista provtagningsenheter |
Kvinnorna i en region kallas till provtagningsenheter enligt lokalt system. |
|
Schemaläggning för provtagande enheter |
Hantera schema med provtagningstider per enhet. |
Varje kvinna bör erbjudas en specifik tid på en specifik enhet. |
|
Provtagare |
Hantera aktörer (barnmorskor, dysplasisköterskor, gynekologer) som tar prover. |
Varje individ bör ha ett eget provtagar-ID utformat enligt lokal rutin. Används för spårbarhet och individuell kvalitetsuppföljning. |
|
Prognos över antalet kvinnor att kalla |
Överblick över behov av resurser. |
|
|
Webbaserad ombokningsmodul |
Förenkla för kvinnor som fått en tid som inte passar. |
Inlogg och placering enligt lokala regler. |
|
Utredningsenheter eller kopplade gynekologiska mottagningar |
Lista över utredningsenheter samt hur kvinnor som ska utredas ska fördelas om mer än en sådan |
|
|
Generera kallelser till cellprovtagning på provtagningsenhet |
Skicka kallelser till kvinnor aktuella för cellprov med användande av de nationellt beslutade kallelseunderlagen. |
Kallelsen kan skickas per post eller via lokalt godkänd e-portal. |
|
Provtagningsintervall efter ålder och kontrollfilstillhörighet |
Göra kvinnor kallningsbara efter adekvat tidsintervall enligt vårdprogrammet. |
|
|
Kallelsehistorik |
Systemet bör kunna visa kallelsehistorik för en enskild kvinna. |
Historiken bör visa kallelsedatum samt adressen eller portalen som kallelsen skickades till. |
|
Självprov till uteblivare |
Identifiera uteblivare i populationen samt generera adekvat brevunderlag med användande av nationellt beslutat underlag. |
För uteblivare skickas lämpligen provtagningsmaterial med brevunderlaget. |
|
Självprov som ordinarie screening |
HPV-självprov kan förekomma som en del av ordinarie screening. Identifiera kvinnor som inte är aktuella för självprov samt generera adekvat brevunderlag med användande av nationellt beslutat underlag. |
Regionen kan välja att skicka erbjudande om att beställa provtagningsmaterial eller att skicka brevunderlag samt provtagningsmaterial. |
|
Remiss till laboratorium som mottar taget cellprov |
Kallelsesystemet bör generera en e-remiss som sänds till LIS när provet tas. |
Om inte e-remisshantering finns i aktuell region bör kallelsen fungera som en pappersremiss och medsändas till laboratoriet. |
|
Kontrollfil efter behandling eller utläkning (KEB-U) |
Markera en kvinna som tillhörig KEB-U och kalla enligt särskilt kallelseintervall. |
Anmälan till KEB-U kan göras av ansvarig gynekolog eller via en automatisk algoritm. |
|
Kontrollfiler HPV |
Markera en kvinna som tillhörig en eller flera av dessa kontrollfiler samt inklusionsdatum, kalla enligt särskilt kallelseintervall. |
Lämpar sig för automatisk algoritm. |
|
Hantera typ av analys/er som ska göras på taget prov |
Kallelsesystemet bör hantera val av analys. |
Rekommenderad/e analys/er styrs av kontrollfilstillhörighet. Funktionen bör ligga i kallelsesystemet eftersom LIS inte har all nödvändig information för valet. |
|
Avregistrering |
Markera en kvinna som avregistrerad från cellprovtagning via screeningen, samt orsak och avregistreringsdatum (s.k. spärrlistan). |
Systemet bör hantera orsakerna ”egen begäran” samt ”annan medicinsk eller anatomisk orsak”. |
|
Manuell kallelse |
Generera en kallelse manuellt till kvinnan, eller göra kvinnan manuellt kallningsbar vid behov. |
|
|
Information om kallsegrundande data från LIS |
Motta information om analyserat prov samt utfallet av detta från LIS. |
Avgör om och när kvinnans ska kallas igen. |
|
Information om kallelsegrundande data gällande kvinnor som flyttar in eller ut ur regionen se 21.7.1 |
Motta och lämna ut kallelsegrundande information. |
Avgör hur en kvinna som flyttar in eller ut ur regionen ska kallas. |
|
Information till kvalitetsregister |
Information om skickad kallelse, kontrollfilstillhörighet samt avregistrering skickas till kvalitetsregister |
|
Provtagningsenheten
De funktioner som behövs för provtagningsenheterna beskrivs till största delen i tabellen för kallelsefunktionen, eftersom det är fördelaktigt att dessa arbetar i samma system. Vårdprogrammet anger att provtagningsenheten inte behöver göra noteringar i sitt sedvanliga vårdsystem för besök som endast har som syfte att ta screeningcellprov.
Information om biobanksvillkor samt kvalitetsregister och sammanhållen journalföring finns på de nationella remissunderlagen, och om e-remiss används måste systemen hantera elektroniskt val av nej till lagring.
Specifika funktioner för provtagningsenhet
|
Funktion/hantering av |
Syfte |
Kommentar |
|
Registrering av provtagning vid kompletterande screening |
Möjliggöra provtagning inom screening för kvinnor med annan besöksorsak inom lämplig tidpunkt. |
|
|
Registrering av anamnestiska uppgifter vid provtagning |
Vid användande av e-remiss bör kvinnan själv kunna fylla i de anamnestiska uppgifter som inhämtas enligt den nationellt fastlagda remissen för screeningprover. |
Vid pappersremiss fylls uppgifterna i på remissdelen av kallelsen. |
Laboratoriet
Analys av cellprover, självprover, prover tagna med klinisk remiss samt histopatologiska prover från utredning och behandling inom livmoderhalscancerpreventionen analyseras på ett laboratorium för patologi och cytologi och/eller mikrobiologi.
Laboratoriets informationsflöden för beställning av HPV-analys och resultat av denna kan skilja sig åt beroende på om virusanalysen görs på ett dedikerat instrument som kan integreras med patologilaboratoriets LIS, eller om den sker på en plattform kopplad till ett annat LIS (vanligen virologi eller mikrobiologi).
Vårdprogrammet anger att laboratoriet ska avge ett sammanhållet svar och för att uppnå detta bör resultatet om separat plattform används överföras till patologins LIS.
För cervixcytologi med klinisk remiss och histopatologiska prover skickas svar till inremitterande enhet på ett för svarsmottagaren valt sätt (papperssvar eller e-svar). För cellprover tagna inom screening skickas för utfall som leder till ny provtagning inom screeningen ett svarsbrev till kvinnan. Detta kan genereras i LIS, men regionerna kan också välja att generera dessa svarsbrev i kallelsesystemet.
Funktioner för laboratoriets LIS, specifika för livmoderhalscancerpreventionen
|
Funktion eller hantering av |
Syfte |
Kommentar |
|
Variabler specifika för livmoderhalscancerpreventionen |
Presentera kliniska data för diagnostiker. Generera adekvat svarsbrev eller svar till utredningsenhet. Vidarebefordra data till kvalitetsregister. |
Exempel på variabler:
|
|
Analystyper specifika för livmoderhalscancerpreventionen och logistik för dessa |
Logistik för beställning av reflextest enligt algoritmen i vårdprogrammet. |
Primär HPV, reflexcytologisk analys samt dubbelanalys. |
|
E-remisshantering |
Ta emot e-remisser från kallelsesystemet eller provtagningsenheten. |
|
|
Generera svarsbrev |
Funktion för att generera svarsbrev enligt nationella riktlinjer, algoritm för vilket svarsbrev aktuell kvinna ska ha. |
Svarsbreven sänds ut enligt regionala riktlinjer. LIS eller kallelsesystem kan användas för logistiken. Hur svaret sänds beslutas regionalt. |
|
Hantering av utredningsenheter eller kopplade gynekologiska mottagningar |
Säkerställa att rätt mottagning får information att det finns en kvinna att kalla till utredning eller provtagning. |
Svaren sänds enligt enhetens överenskomna svarssätt (papperssvar eller e-svar). |
|
Beställning och resultat till eller från HPV-analysplattform |
Automatisk hantering av beställning och resultat via integration eller stående dataöverföring med analysplattform för HPV krävs. |
Manuell hantering av beställning och resultat är orimlig med tanke på mängden analyser. |
|
Standardiserade svar |
Svarsmallar eller standarssvar inklusive SNOMED-koder bör användas. |
Minskad tidsåtgång samt stringens i rapporteringen. |
|
Kallelsegrundande data till kallelsesystem |
För att säkerställa att kvinnan får adekvat kallelsestatus måste information om inkommet prov och provresultat återföras till kallelsesystemet. |
Detta är beroende av om separat kallelsesystem alternativt modul integrerad med LIS används. |
|
Data till kvalitetsregister |
Information till kvalitetsregister bör sändas, se 21.6. |
Specifikationer för datauttagen erhålls från kvalitetsregistret. |
Journalsystem utredningsenhet
Utredningsenheten journalför i aktuellt journalsystem. Det är lämpligt att systemet har stöd att med användning av de nationella kallelserna och brevunderlagen skicka kallelser och besked till kvinnor.
Det är också lämpligt att journalsystemen har funktionalitet för att skicka kvalitetsdata automatiskt till kvalitetsregister, men så är sällan fallet, varför manuell rapportering ofta krävs.
Rapportering till kvalitetsregister
Nationella kvalitetsregistret för livmoderhalscancerprevention (NKCx) består av två delar enligt nedan. Såväl kallelsesystem som LIS behöver kunna ta fram datauttag till NKCx, enligt specifikation.
Rapportering bör ske minst till Analysregistret enligt nedan, detta uttag görs årsvis.
Analysregistret
Registret innehåller uppgifter om den svenska kvinnliga befolkningen, uppgifter om kallelser och avregistrering, information om indicerade och GCK-cellprover (datum, analystyp/er, utfall) och provtagning och utfall för histopatologiska prover från utredning och behandling. Registret administreras av Karolinska universitetssjukhuset, Huddinge (www.nkcx.se).
Processregistret
Regionalt cancercentrum Väst har utvecklat en uppföljningsdatabas, kallad Cytburken, där uppgifter om kallelser, resultat av analys av cellprover (cytologisk analys och HPV-analys), dysplasibehandlingar samt resultat av histopatologisk undersökning av vävnadsprover och excisionsbehandlingar finns.
Parallellt med kvalitetsregisterfunktionen har Cytburken en vårddatabas som genererar en patientöversikt och utgör grunden för sammanhållen journalföring avseende information som är relevant för livmoderhalscancerpreventionen.
Cytburken kan användas för utbyte av kallelsegrundande data mellan kallelsesystem och LIS om så behövs. Cytburken avses också kunna användas som ingång för nationell tjänst för utbyte av kallelsegrundande data (Screeningstöd Livmoderhals), inklusive menprövning för regioner som använder Cytburken vid anslutning till sådan tjänst.
Överföring av kallelsegrundande data mellan regioner
För att uppfylla kravet om lika vård även för kvinnor som väljer att utnyttja det fria vårdvalet, och för kvinnor som flyttar mellan regioner, måste viss kallelsegrundande data delas mellan regioner. För att ge en godkänd plattform för detta grannlaga informationsutbyte har Inera fått i uppdrag att sätta upp en Nationell tjänsteplattform för utbyte av data relevant för livmoderhalscancerpreventionen. Anslutningen sker regionvis. Mer information om detta finns på https://www.inera.se/tjanster/alla-tjanster-a-o/screeningstod-livmoderhals/#section-492.
Kommunikation med tjänsteplattformen kan behövas från Kallelsesystemet och eventuellt LIS-beroende på lokal uppsättning. Det finns som val att ansluta via en agent, till exempel ett lokalt register som samlar data från kallelsesystem och LIS, istället för att ansluta vardera systemet direkt.